Phasen des Beratungsgesprächs
Dieses Ordnungsschema für ein ideell strukturiertes Beratungsgespräch kann helfen, sich selbst als Berater*in zu strukturieren und den Überblick über ein Gespräch zu behalten. Die Phasen müssen keineswegs in dieser Reihenfolge ablaufen und während der Beratung kann es passieren, dass man von Phase 4 noch einmal zu Phase 1 springt, da sich beispielsweise ein weiteres Anliegen während des Gesprächs ergeben hat.
1. Erwartungen klären
- Klären Sie zu Beginn des Gesprächs die Erwartungen und Ziele der*des Ratsuchenden ab; passen die Erwartungen zu dem, was Sie leisten können?
- „Worum geht es?“; „Was erwarten Sie bzw. wünschen Sie von mir?“
- Gewinn: Frühzeitig falsche Hoffnungen erkennen und aufdecken und dadurch Enttäuschungen vorbeugen; Möglichkeiten und Grenzen der Beratung verdeutlichen; zielgerichtet und strukturiert beraten.
2. Zeit nehmen für die Klärung des Anliegens:
- Nehmen Sie sich genügend Zeit, um das Anliegen der*des Ratsuchenden zu klären.
- Fragen Sie solange nach, bis das Anliegen eindeutig geklärt ist und Erwartungen und Ziele der*des Ratsuchenden deutlich geworden sind (s. oben).
- Hören Sie aktiv zu und nutzen Sie W-Fragen (s. Gesprächstechniken).
- Lassen Sie die*den Ratsuchende*n das Problem konkretisieren oder eingrenzen, falls sich im Laufe der Anliegenklärung mehrere komplexe Themen ergeben (z.B. „Was möchten Sie hier und heute klären/besprechen?“).
- Gewinn: Nur durch die Konkretisierung des Anliegens kann eine lösungsorientierte Beratung mit einem klar umrissenen Auftrag erfolgen.
3. Bisherige Lösungsversuche erfragen:
- Aktiv erfragen, ob die*der Ratsuchende schon selbst an der Lösung des Problems gearbeitet hat (wenn dies möglich war) oder in Passivität verharrt.
- „Was haben Sie bereits zur Lösung des Problems unternommen?“; "Welche Ergebnisse haben Sie damit erreicht?“
- Gewinn: Sie vermeiden damit die typische „Beraterfalle“ der Verantwortungs- und Lösungsübernahme für die Rat suchende Person, indem Sie die*den Ratsuchenden aus der Passivität holen, nach eigenen Lösungsansätzen fragen und sie*ihn so in die nötige Eigenverantwortung bringen.
4. Gemeinsam Lösungen entwickeln bzw. wichtige Informationen bereitstellen:
- Entwickeln Sie gemeinsamen mit der*dem Ratsuchenden Lösungsideen.
- Untersuchen Sie die Lösungsideen auf ihre Machbarkeit und Umsetzbarkeit.
- „Welche Möglichkeiten zur Lösung des Problems sehen Sie?“; „Aus meiner Sicht haben Sie folgende Möglichkeiten: …“; „Im Rahmen der Prüfungsordnung könnten Sie Folgendes tun: …“
- Gewinn: Sie steuern Ihr Fachwissen bei und unterstützen durch Ihre Expertise bei der Lösung des Problems.
5. Strategien zur Umsetzung planen:
- Planen Sie gemeinsam mit der*dem Ratsuchenden die nächsten Schritte, falls nötig.
- „Was sind weitere wichtige Anlaufstellen für Sie?“; „Wie können Sie Ihr Vorhaben in die Tat umsetzen?“
- Gewinn: Sie sichern die Umsetzbarkeit und Nachhaltigkeit der gefundenen Lösung und tragen so zu einer gelungenen, zielführenden Beratung bei.
6. Bilanz ziehen:
- Fassen Sie den erreichten Stand zum Ende des Gesprächs zusammen.
- Besprechen Sie ggf. das weitere Vorgehen.
- „Was war das Thema und Ziel des Gesprächs?“, „Was haben wir geklärt, was ist noch offen?“, „Welche nächsten Schritte stehen an?“
- Gewinn: Sie stellen sicher, dass alle wichtigen Themen besprochen und ein gemeinsames Verständnis gefunden wurde. Sie bewirken so eine Nachhaltigkeit der Lösung.