Hilfreiche Tipps zu Beratungen in Zeiten der Corona-Krise

Sprechstunden und Beratungsgespräche finden nicht mehr persönlich statt, sondern können zurzeit nur noch per Telefon, E-Mail oder Videochat erfolgen. Die Corona-Krise verändert die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, erheblich.

Dies stellt alle vor neue Herausforderungen, die trotz der Schließung der Universität für den täglichen Personenverkehr den Kontakt zu den Studierenden aufrechterhalten und weiterhin - oder gerade jetzt ganz besonders - als Ansprechpartner*innen zur Verfügung stehen.

Ansprache der Ratsuchenden: Wichtiger denn je

In Zeiten der Corona-Krise entstehen aufgrund immer neuer Vorgaben und sich ändernder Regelungen vermehrt Unsicherheiten bei den Studierenden und viele (individuelle) Fragen tun sich auf. Dies kann dazu führen, dass Sie ein höheres Aufkommen an Anfragen, E-Mails und Telefonanrufen verzeichnen. Um Sicherheit, Transparenz und eine gute Informierung zu bieten, können Sie…

  • Informationen auf Ihrer Webseite bereitstellen zur Erreichbarkeit, Ansprechpersonen und möglichen Kommunikationskanälen (Telefon, E-Mail etc.)
  • bei asynchronen Kommunikationskanälen (z.B. E-Mail), wenn möglich, auf eine rasche Beantwortung achten
  • eventuell FAQs bereitstellen (Entlastung durch Antworten auf häufig gestellte Fragen)

Synchrone vs. asynchrone Kommunikation

  • Synchron: Synchrone Kommunikation heißt zeitgleiche Kommunikation. Sie findet zum Beispiel im Gespräch von Angesicht zu Angesicht, genauso wie am Telefon oder in Video-Telefonaten statt.
  • Asynchron: Asynchrone, also zeitversetzte, Kommunikation findet überall dort statt, wo die Kommunikationspartner*innen mit zeitlichem Abstand aufeinander reagieren, also z.B. in E-Mails, Chats oder Foren.

Der Kommunikationskanal sollte dem Inhalt und Ziel der Kommunikation angepasst werden. Diese Tabelle bietet eine Übersicht über die gängigsten Kanäle und ihre Vor- und Nachteile:

KanalInformationsgehaltVorteileNachteileGeeignet für:
Telefon

Hoch

(Gesprochenes Wort, Tonfall)

Direkte Kommunikation, schnelle Klärungmögliche Missverständnisse, unterschiedliche Interpretationen des Gesagtenkomplizierte Fragen, schnelle Antworten, Informationsaustausch „zwischen den Zeilen“, persönliche Themen
E-Mail

Niedrig

(Geschriebenes Wort)

schriftliche Inhalte fehlerfrei übermittelnKeine sofortige ReaktionRechtlich relevante Fragen/Anliegen
Video-Telefonat

Sehr hoch

(Gesprochenes Wort, Tonfall, Gestik, Mimik)

Direkte Kommunikation, schnelle Klärungmögliche Missverständnisse, unterschiedliche Interpretationen des GesagtenSiehe Telefon. Hinzu kommt die Gestik/Mimik; meist in Verbindung mit einem fest vereinbarten Gesprächstermin
Chat

Niedrig

(Geschriebenes Wort)

Informelle Schreibweise, niedrigschwelligMglw. Keine sofortige Reaktionschnelle, einfache Mitteilungen
Forum (z.B. in Stud.IP)

Niedrig

(Geschriebenes Wort)

Alle sehen allesKeine sofortige Reaktion; kein Fokus auf individuelle AnliegenFAQs, Antworten die von allen gelesen werden sollen

Selbstverständlich bevorzugt jeder von uns einen bestimmten Kommunikationskanal. Der eine telefoniert gern, der andere kommuniziert lieber schriftlich. Nutzen Sie ruhig die Kanäle, die für Sie angenehm und gut umsetzbar sind, ohne dabei Inhalt und Ziel der Kommunikation außer Acht zu lassen.